Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit dem 2. Juli 2023 in Kraft. Es zielt darauf ab, Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber (Whistleblower) zu schützen und Anreize für die Meldung von Verstößen zu schaffen. Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen eine Meldestelle einrichten.
Wer ist geschützt und welche Verstöße können gemeldet werden?
Meldestellen ermöglichen die vertrauliche Meldung von Verstößen gegen Strafvorschriften, gegen Bundes- und Landesrecht sowie bestimmter bußgeldbewehrter Verstöße, etwa im Arbeits- und Gesundheitsschutz. Die Meldestelle gilt jedoch nur für Verstöße bezogen auf den Arbeitgeber oder eine Stelle, „mit der Hinweisgeber in beruflichem Kontakt stehen oder standen”. Potenziell meldende Personen sind Arbeitnehmer, Bewerberinnen und Bewerber, Lieferanten oder Anteilseigner.
Welche Unternehmen sind verpflichtet?
- 250 und mehr Beschäftigte: Frist bis 2. Juli 2023 (Bußgelder ab 2. Januar 2024).
- 50 bis 249 Beschäftigte: Frist bis 17. Dezember 2023; gemeinsame Meldestellen mit anderen Unternehmen sind zulässig.
- Ausnahme: Bestimmte Finanzinstitute müssen unabhängig von ihrer Größe eine interne Meldestelle einrichten.
Konzernunternehmen können ein System zentral (zum Beispiel im Mutterkonzern) oder einzeln einrichten, unabhängig von ihrer jeweiligen Größe.
Anforderungen an interne Meldekanäle
- Kommunikationsformen: Mündliche und textliche Meldungen müssen möglich sein; persönliche Gespräche sind optional. Kanäle können Hotlines, Internet-Plattformen, E-Mail oder Videokonferenzen umfassen.
- Vertraulichkeit: Die Identität ist vor unbefugtem Zugriff zu schützen; eine Offenlegung darf nur mit ausdrücklicher Zustimmung erfolgen.
- Verantwortlichkeit: Es sind zuständige, fachkundige Personen zu beauftragen; externe Dienstleister sind zulässig.
- Bearbeitungsfristen: Der Eingang einer Meldung ist innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen; eine Rückmeldung zu Maßnahmen ist innerhalb von 3 Monaten zu geben.
- Maßnahmen: Interne Untersuchungen sind durchzuführen, Probleme zu beheben und gegebenenfalls Behörden zu informieren.
- Dokumentation: Nach Abschluss des Verfahrens ist die Dokumentation 3 Jahre aufzubewahren und dann zu löschen.
- Information: Der Prozess ist leicht verständlich zu kommunizieren, zum Beispiel auf der Webseite, im Intranet oder am schwarzen Brett.
- Datenschutz: Der Datenschutz ist zu gewährleisten.
- Betriebsrat: Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind zu beachten.
Schutz vor Repressalien
Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber müssen vor Benachteiligungen geschützt sein. Bei Repressalien gilt eine Beweislastumkehr: Das Unternehmen muss den Grund einer vermeintlichen Benachteiligung darlegen.
Welche Bußgelder drohen?
- Bis 50.000 EUR für die Verhinderung von Meldungen, für Repressalien oder für die Verletzung der Vertraulichkeit.
- Bis 20.000 EUR für das Unterlassen einer internen Meldestelle.
Was Unternehmen tun sollten
Verpflichtete Unternehmen sollten geeignete Meldekanäle einrichten, zuständige und fachkundige Personen benennen, die Vertraulichkeit technisch und organisatorisch absichern und die Bearbeitungsfristen einhalten. Der eingerichtete Prozess sollte für alle potenziell meldenden Personen leicht auffindbar und verständlich beschrieben sein.
