Während To-do-Listen langsam aus der Mode kommen und Beschäftigte eher unter Druck setzen können, machen Checklisten die Arbeit leichter: Sie zerlegen komplexe Abläufe in überschaubare Schritte, reduzieren Fehler und verbessern Dokumentation und Nachvollziehbarkeit. Geeignete HSEQ-Software unterstützt Verantwortliche im Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz sowie bei Audits für Managementsysteme und liefert aus den erfassten Daten automatisch Berichte und Auswertungen.
Warum Checklisten?
Während To-do-Listen anstehende Aufgaben unübersichtlich machen können, geben Checklisten Struktur und erleichtern die Arbeit. Sie machen Prozesse wiederholbar und entlasten so Beschäftigte, weil nicht jedes Mal neu über den Ablauf nachgedacht werden muss. Neue Mitarbeitende können auf bereits existierende Vorlagen zugreifen; das erleichtert das Einarbeiten und gewährleistet auch, dass Wissen beim Ausscheiden von Beschäftigten nicht verloren geht. Für sich wiederholende Prozesse entstehen standardisierte Vorgehensweisen, wichtige Aspekte werden seltener übersehen. Checklisten sind besonders nützlich, wenn viele Pflichten erfüllt, zahlreiche Schnittstellen berücksichtigt oder viele Termine überwacht werden müssen.
Die Vorteile von Checklisten liegen also auf der Hand, und besser als Papier und Ordner sind Softwarelösungen: Beschäftigte können auf stets aktuelle Vorlagen auf einer zentralen Plattform zugreifen, anstatt verschiedene Dokumente und Dateien aufwändig zu aktualisieren. Einmal erfasste Daten liefern die Grundlage für Berichte und Auswertungen, ohne Übertragungsfehler oder Doppelerfassung.
Besser mit HSEQ-Software
Unternehmen suchen nach Werkzeugen, um ihre Pflichten im Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz zu erfüllen bzw. Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz fortlaufend zu verbessern. Erfahrungen aus der Beratung von Unternehmen zeigen, dass die größten Herausforderungen häufig nicht die fachlichen Anforderungen, sondern die konsistente Dokumentation und Nachverfolgung von Maßnahmen sind. Checklisten können dabei unterstützen, idealerweise nicht als Word- oder Excel-Datei, sondern als Softwarelösung.
Denn typische Aufgaben wie Begehungen, Audits, Unterweisungen und Gefährdungsbeurteilungen müssen immer wieder durchgeführt werden. Verantwortliche erstellen dazu einmalig Vorlagen, auf die sie dann zugreifen und bei Bedarf einfach anpassen können. Antworten und Kommentare müssen dokumentiert, Nachweise bzw. relevante Dokumente zugeordnet werden. Auch gegebenenfalls festgelegte Maßnahmen müssen aufgezeichnet werden; das macht das Umsetzen und Nachverfolgen einfacher.
Checklisten eignen sich zum Beispiel für:
- Audits auf der Grundlage der Normen für Managementsysteme für Qualität, Umwelt, IT-Sicherheit, Arbeitsschutz und Energie (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 50001)
- Begehungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz
- Gefährdungsbeurteilungen
- Unterweisungen
- Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses, dessen Einrichtung für Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten Pflicht ist
- Befragung der Beschäftigten zu psychischen Belastungen
- Abfragen zur Kundenzufriedenheit
Beispiel: Interne Audits softwaregestützt
Bei der Planung eines internen Audits kann die auditierende Person mit geeigneter Software Auditfragen als Checkliste formulieren. Beim Durchführen können Antworten direkt erfasst, vorhandene Nachweise zugeordnet und eventuell erforderliche Maßnahmen festgelegt werden. Auch Angaben wie auditierende Person, auditierte Person, Thema, Datum und sonstige relevante Informationen können dokumentiert werden. Erfasste Daten liefern dann automatisch den Auditbericht.
Fazit
Checklisten können Verantwortliche für Arbeits-, Umwelt- und Gesundheitsschutz sowie für Managementsysteme entlasten. Geeignete Softwarelösungen liefern stets aktuelle Vorlagen; aus erfassten Daten entstehen auf Knopfdruck Berichte. Standards für sich wiederholende Prozesse verringern den Aufwand, erleichtern den Einstieg für neue Beschäftigte und gewährleisten, dass beim Ausscheiden erfahrener Mitarbeitender Wissen nicht verloren geht.
Wie Sie interne Audits systematisch vorbereiten und durchführen, zeigt unsere Beratung zu internen Audits.
