Qualitätsmanagement und ISO 9001:2008 in Apotheken

Ist ein Qualitätsmanagementsystem in einem Kleinbetrieb wie einer Apotheke, mit meist nur einer Handvoll Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, überhaupt machbar?
Welchen Sinn hat es, sich einer internationalen Norm wie der ISO 9001 zu unterwerfen, wenn man sowieso nicht weiß, wie man das Alltagsgeschäft bewältigen soll?

Apotheken stehen mittlerweile unter erheblichem wirtschaftlichen Druck. Nicht nur die althergebrachte Konkurrenz wird stärker, besonders die absehbaren Entwicklungen hin zu Versandapotheken, der Markteintritt von Discountern, Apothekenketten usw. machen es für jede einzelne Apotheke zu einer Frage des wirtschaftlichen Überlebens, sich rechtzeitig für den Markt der Zukunft fit zu machen.

Die Vorteile eines Qualitätsmanagementsystems liegen in der klaren Fokussierung auf die Bedürfnisse des Kunden. Die ISO 9001 ist kein bürokratisches Monster, sondern stellt die Erfüllung der Kundenwünsche in den Mittelpunkt. Nur wer diese Wünsche kennt, kann sie auch befriedigen.

Um dieses Ziel systematisch und nicht nur über Zufallstreffer zu erreichen, ist ein klar strukturiertes Vorgehen innerhalb der Apotheke hilfreich:
Relevante Abläufe werden identifiziert, das Wichtigste dazu dokumentiert, eine entsprechende Organisation aufgebaut mit klaren Verantwortlichkeiten und Befugnissen, Mitarbeiter werden sensibilisiert und geschult, Ziele formuliert und deren Erfüllung auch überprüft.

Die erste Hürde ist für eine einzelne Apotheke recht hoch und der Aufwand, ein solches System einzuführen, nicht zu unterschätzen. Wenn das System erst eingeführt und akzeptiert ist, erleichtert es allerdings die Arbeit ganz erheblich.

Die Experten von QUMsult haben jahrelange Erfahrung mit Kleinbetrieben im Allgemeinen und Apotheken im Besonderen. Seit 2006 bieten wir ein gemeinschaftliches Vorgehen, speziell für Apotheken an: Qualitätsmanagement im Verbund Deutscher Eliteapotheken VDEA.

Der Grundgedanke ist, dass die Arbeitsabläufe in Apotheken mehr oder weniger ähnlich sind. Warum sollte also eine Apotheke dieses System jedes Mal wieder alleine neu aufbauen? Warum nicht eine Gruppe bilden und das Vorhaben gemeinsam angehen?

Eine Verbund- oder Matrixzertifizierung ist eine vollgültige Variante der Zertifizierung nach ISO 9001. Die Besonderheit besteht darin, dass eine Gruppe von Organisationen mit ähnlichem Tätigkeitsprofil (der Verbund) ein gemeinsames Qualitätsmanagementsystem aufrechterhält, das von einer zentralen Stelle organisiert wird. Zertifiziert wird der Verbund als Ganzes, alle Teilnehmer sind also mitverantwortlich für das Gelingen.

Der Zertifizierungszyklus läuft die üblichen drei Jahre, wobei die jährlichen Überwachungsaudits auf die Verbundzentrale und eine Stichprobe aus den teilnehmenden Betrieben beschränkt sind. Es werden also nicht immer alle Teilnehmer auditiert, das Zertifikat ist aber für alle gültig.

Unter der Voraussetzung, dass alle vom Zertifizierer ausgewählten Apotheken das Zertifizierungsaudit bestehen, erhalten alle am Verbund teilnehmenden Apotheken ein QM-Zertifikat nach ISO 9001. Die Kosten für die Zertifizierung sind durch den VDEA - Jahresbeitrag abgegolten.

Dem VDEA gehören mit Stand März 2009 etwa dreißig Apotheken, vorwiegend im südwestdeutschen Raum an.

Sie können sich über die Zertifizierung im Verbund und die angebotenen Leistungen unter www.vdea.de informieren. Oder Sie nehmen unverbindlich Kontakt mit uns auf.

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